Groothandel: catalogus, B2B-webshop of klantportaal?
Kies de bestelroute die bij je klanten past. Met drie herkenbare situaties, een vergelijking en een checklist voor je eerste gesprek met een bouwer.
Door Elev8Studio
Een inkoper die de juiste artikelcode al weet, heeft een andere vraag dan een nieuwe klant die advies nodig heeft. Toch krijgen ze op veel groothandelswebsites dezelfde route: bekijk onze producten en neem contact op. Begin bij wat een klant zelfstandig moet kunnen afronden. Pas daarna kies je tussen een catalogus, een webshop en een klantportaal.
Wat is het verschil voor je klant?
| Route | De klant kan | Dit moet je organiseren |
|---|---|---|
| Cataloguswebsite | Producten vergelijken en een gerichte aanvraag doen. | Vindbare productspecificaties en een verkoopteam dat aanvragen opvolgt. |
| B2B-webshop | Artikelen kiezen en een bestelling doorgeven binnen afgesproken regels. | Juiste prijzen, verpakkingen, beschikbaarheid en orderverwerking. |
| Klantportaal | Inloggen voor eigen informatie, orders en documenten. | Klantrechten, gegevensbronnen en betrouwbare actualisering. |
Veeg de tabel opzij om alle kolommen te lezen.
Een portaal is dus niet automatisch een webshop. Het kan alleen documenten tonen, terwijl bestellen via je verkoopteam blijft lopen. Andersom kan een zakelijke webshop een login hebben zonder dat er een volledig portaal met facturen en servicevragen achter zit. Schrijf de gewenste taken uit; het etiket op de offerte is minder belangrijk.
Drie voorbeeldsituaties om je keuze te testen
1. Veel advies vóór de verkoop
Stel dat je technische onderdelen levert waarbij toepassing en aansluiting eerst moeten worden beoordeeld. Dan kan een catalogus met specificaties, tekeningen en een aanvraaglijst beter passen dan een winkelmand die direct afrekent. Vraag bij een aanvraag om de geselecteerde artikelen, aantallen en toepassing. Laat een onbekend onderdeel ook via een gewone vraag kunnen worden aangemeld.
2. Herhaalbestellingen met vaste afspraken
Een vaste klant bestelt iedere maand dezelfde verpakkingsmaterialen. Een bestellijst op artikelnummer en toegang tot de afgesproken prijzen kan dan nuttig zijn. Test wat er gebeurt als een artikel vervalt, de verpakking verandert of een klant meer bestelt dan beschikbaar is. Juist zulke uitzonderingen bepalen of de webshop je verkoopteam helpt.
3. Veel vragen over lopende orders
Een inkoper belt om een leverdatum, factuur of eerdere bestelling op te vragen. Een portaal kan die informatie toegankelijk maken, mits de getoonde status betrouwbaar is. Toon een verwachte leverdatum als verwachting en laat zien wanneer gegevens zijn bijgewerkt. Een verouderde status in een mooi portaal lost de vraag niet op. Deze drie situaties zijn voorbeelden, geen gemeten klantcases.
Leg deze vijf keuzes vast vóór je software kiest
- Prijzen: zijn ze openbaar, per klantgroep of per klant afgesproken? Wie mag een afwijking goedkeuren?
- Eenheden: bestel je per stuk, doos, pallet of lengte? Welke minimale afname geldt?
- Beschikbaarheid: gaat het om fysieke voorraad, vrije voorraad of een verwachte levering?
- Bestelling: is versturen meteen akkoord, of controleert je team eerst krediet, prijs en levering?
- Gegevensbron: waar staan artikelcodes, afbeeldingen, klanten en afspraken nu, en wie beheert ze?
Klantprijzen en hoeveelheidregels bestaan ook in standaardplatforms. Shopify beschrijft bijvoorbeeld catalogi waarmee productaanbod en prijzen voor zakelijke klanten worden ingericht. Dat is een reden om bestaande mogelijkheden mee te vergelijken. De juiste route hangt af van jouw regels, de beschikbare koppelingen en het actuele abonnement; maatwerk is geen verplichte eerste stap.
Begin met één klanttype en een kleine productgroep
Neem een representatieve productgroep en schrijf vijf echte bestelsituaties uit zonder klantgegevens openbaar te maken. Laat iemand uit verkoop en iemand uit administratie dezelfde proef doorlopen. Kan de klant het artikel vinden, klopt de eenheid en komt de aanvraag of order op de juiste plaats aan? Test ook een onbekende klant, een ontbrekende prijs en een niet-leverbaar artikel.
Meet na ingebruikname hoeveel aanvragen compleet binnenkomen, hoeveel handmatige correcties nodig zijn en of klanten hun taak afronden. Meer online bestellingen is alleen nuttig als ze ook uitvoerbaar zijn. Gebruik de uitkomsten om de volgende productgroep of functie te kiezen.
Bekijk de mogelijkheden voor je groothandel
Van een duidelijke productcatalogus tot een aanvraagroute die bij je verkoopproces past. We bespreken de gewenste functies voordat we een voorstel maken.
Websites voor groothandelsBronnen en verdere uitleg
De bronnen geven achtergrond bij de genoemde functies en gegevens. De keuzehulpen en voorbeelden zijn bedoeld om je eigen situatie te beoordelen.
Veelgestelde vragen
Moet mijn groothandel direct online betalingen aanbieden?
Niet per se. Je kunt beginnen met offerteaanvragen of orders op afgesproken voorwaarden. Bepaal wanneer een order definitief is en hoe betaling, krediet en levering worden gecontroleerd.
Kan ik klein beginnen en later een klantportaal toevoegen?
Dat kan, mits de gegevensstructuur en gekozen software uitbreiding ondersteunen. Laat de bouwer vooraf beschrijven welke onderdelen herbruikbaar zijn en welke uitbreiding nieuw werk vraagt.