Documentstatus per dossier
Maak zichtbaar welke stukken gevraagd, ontvangen en gecontroleerd zijn. Status en verantwoordelijke medewerker helpen om werk over te dragen.
Systemen & automatisering · Accountancy
Software voor accountancy.
We helpen accountants- en administratiekantoren met het overzicht rond cliënten, documenten en terugkerende acties. Daarbij beginnen we met bestaande kantoorsoftware en de plekken waar informatie ontbreekt. Een portaal of koppeling wordt afgestemd op toegang, controle en beheer.
Maatwerk op aanvraag. Functies, koppelingen, beheer en eventuele gebruikskosten worden vooraf vastgelegd.
Waar je team mee kan werken
De onderstaande mogelijkheden helpen het gesprek afbakenen. We bouwen wat je proces nodig heeft en controleren welke bestaande oplossingen of koppelingen daarvoor beschikbaar zijn.
Herinneringen met controle
Bereid terugkerende verzoeken voor volgens afgesproken regels. Zodra stukken binnen zijn of een medewerker ingrijpt, moet de opvolging daarop aansluiten.
Cliënttoegang afbakenen
Een cliëntomgeving toont alleen de afgesproken dossiers en documenten. We testen verschillende rollen en spreken af hoe toegang wordt ingetrokken.
Zo kan het in de praktijk werken
Een voorbeeldsituatie om de aanpak te verduidelijken. Dit is geen gemeten klantresultaat.
Een medewerker vraagt ontbrekende stukken op voor een dossier. De cliënt levert ze via de afgesproken omgeving aan. Het kantoor controleert de ontvangst en past de status aan, zodat een herinnering niet onnodig opnieuw wordt verstuurd.
Dit controleren we samen
Deze vragen helpen om de juiste keuzes en opleverafspraken te maken.
- Welke documenten mag elke cliënt of medewerker bekijken?
- Wanneer geldt een stuk als ontvangen en wanneer als gecontroleerd?
- Hoe stopt opvolging wanneer een dossier of cliëntrelatie verandert?
Van eerste gesprek naar gebruik
We werken vanuit Eindhoven voor bedrijven in heel Nederland. De aanpak en planning worden afgestemd op je bedrijf.
- 01
Eén proces afbakenen
We bespreken gebruikers, gegevensbronnen en uitzonderingen. Bestaande software blijft onderdeel van de vergelijking.
- 02
Een werkende versie testen
Je team test normale situaties en afwijkingen. Toegang, foutmeldingen en handmatige overname horen daarbij.
- 03
Gecontroleerd in gebruik nemen
We spreken af hoe gegevens worden overgezet, wie beheert en welke kosten terugkeren. Uitbreiden kan na beoordeling van de eerste versie.
Veelgestelde vragen
Wat kost software voor accountants- en administratiekantoren?
De prijs hangt af van functies, gebruikers, gegevens en koppelingen. Je ontvangt een voorstel op aanvraag. Bouw, beheer, licenties en eventuele AI-gebruikskosten worden vooraf benoemd. We beginnen met een afgebakend proces.
Kunnen jullie koppelen met onze kantoorsoftware?
We onderzoeken ondersteunde koppelingen en welke rechten nodig zijn. Welke gegevens we mogen uitwisselen en hoe fouten worden afgehandeld, leggen we vooraf vast.
Kan een portaal fiscale controle overnemen?
Een portaal kan aanlevering en status ondersteunen. Vakinhoudelijke controle en verantwoordelijkheid blijven bij de daarvoor aangewezen mensen in je kantoor.
Hoe regelen we toegang voor meerdere medewerkers van een cliënt?
We ontwerpen rollen en machtigingen per cliëntorganisatie. Bij de oplevering testen we ook dat een gebruiker geen dossiers van een andere organisatie kan openen.
Hoe begint de samenwerking?
We brengen één werkproces en de uitzonderingen in kaart. Daarna bespreken we de mogelijkheden van bestaande software, een koppeling of maatwerk. Je team test de afgesproken oplossing voordat deze in gebruik wordt genomen.
Werken jullie ook buiten Eindhoven?
Ja. Elev8Studio is gevestigd in Eindhoven en werkt voor bedrijven in heel Nederland. Intake, demonstraties en overleg kunnen online. Eventueel werk op locatie spreken we vooraf af.
Je dienstverlening ook helder presenteren?
Een website en een intern systeem hebben verschillende taken. Bekijk welke informatie en contactmogelijkheden bij jouw sector passen.
Ook hulp nodig met zichtbaarheid? Bekijk onze SEO- en GEO-aanpak of socialmediacontent. Deze diensten worden apart afgesproken.
Vertel waar je tegenaan loopt
In een kennismaking bespreken we je huidige situatie en de gewenste verbetering. Daarna bepalen we wat nodig is voor een passend voorstel.